{"id":9406,"date":"2015-03-25T09:18:06","date_gmt":"2015-03-25T15:18:06","guid":{"rendered":"http:\/\/ctrl-x.com.mx\/ctrlx\/?p=9406"},"modified":"2015-03-25T09:18:06","modified_gmt":"2015-03-25T15:18:06","slug":"la-tecnologia-no-evita-la-juntitis-pero","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ctrl-x.com.mx\/ctrlx\/la-tecnologia-no-evita-la-juntitis-pero\/","title":{"rendered":"La tecnolog\u00eda no evita la \u2018juntitis\u2019, pero\u2026"},"content":{"rendered":"

HABLEMOS DE NEGOCIOS<\/b><\/span><\/span><\/span><\/span><\/h1>\n

Los principales problemas a los que se enfrentan los organizadores de juntas son: la disponibilidad, la sincronizaci\u00f3n de agendas y el desplazamiento de los convocados al sitio de la reuni\u00f3n; por ello es que en los \u00faltimos a\u00f1os el trabajo remoto, el home-office o la colaboraci\u00f3n a distancia se han convertido en una pr\u00e1ctica empresarial muy recurrida.<\/i><\/span><\/span><\/span><\/p>\n

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Por: Fausto Escobar\"Fausto<\/span><\/span><\/p>\n

En la mayor\u00eda de las empresas mexicanas se sufre de <\/span><\/span><\/span>juntitis<\/i><\/span><\/span><\/span>. Tal vez bastar\u00eda con decir que son muy comunes las juntas de trabajo en este pa\u00eds, pero la terminaci\u00f3n \u201ctitis\u201d nos remite a una enfermedad, un s\u00edndrome o un vicio, y es que se ha podido demostrar que al menos un tercio de estas reuniones afecta directamente a la productividad de las empresas, seg\u00fan un reciente estudio que realiz\u00f3 la firma Robert Half International.<\/span><\/span><\/span><\/h1>\n

Dicho escrutinio revel\u00f3 que los empleados pasan entre cuatro y seis horas semanales en juntas, y que hay semanas en que \u00e9stas abarcan hasta el\u00a050%\u00a0del tiempo laboral, de las cuales un 28% no tiene raz\u00f3n de ser. Por su parte, la<\/span><\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/span>Asociaci\u00f3n Mexicana de Trabajo\u00a0en Equipo (<\/span><\/span><\/span>www.amte.org.mx<\/i><\/span><\/span><\/span><\/a>) demostr\u00f3 que entre 25% y 50% de dichas convocatorias son improductivas, adem\u00e1s de que los\u00a0gerentes<\/a>\u00a0y directivos de las organizaciones emplean un promedio de 21 semanas en reuniones de trabajo, cifra que representa la mitad de las que realizan durante todo el a\u00f1o.<\/span><\/span><\/span>
\nN\u00fameros m\u00e1s o n\u00fameros menos, el caso es que la percepci\u00f3n de que muchas de las juntas de trabajo no se justifican o son ineficientes obedece a la reincidencia de errores comunes; por ejemplo, <\/span><\/span>cuando asisten<\/span><\/span> <\/b>directivos o\u00a0comit\u00e9s con diversos intereses y egos muy fuertes; cuando falta claridad en los temas a tratar; cuando se tocan puntos no previstos en las agendas originales o la toma de decisiones se realiza sin m\u00e9todos, plazos ni mecanismos para medir resultados, todo lo cual es avalado por Ernesto Weissmann, director de Tandem Soluciones de Decisi\u00f3n, una firma de consultor\u00eda dedicada al asesoramiento estrat\u00e9gico y el desarrollo organizacional.<\/span><\/span><\/span><\/span>
\nC<\/span><\/span>itar a quienes no est\u00e1n directamente involucrados con los asuntos a tratar o convocarlos al t\u00e9rmino de su horario habitual de trabajo son otros dos de los factores <\/span><\/span>que hacen de las juntas una actividad desordenada, aparte de que <\/span><\/span>la premura o el car\u00e1cter de \u201curgente\u201d es -para muchos- sin\u00f3nimo de peleas o rega\u00f1os, por lo que su asistencia a las mismas les resulta un verdadero <\/span><\/span>v\u00eda crucis<\/i><\/span><\/span>.<\/span><\/span><\/span><\/span>
\nSe presume que el n\u00famero de reuniones de trabajo a la semana se incrementa seg\u00fan la jerarqu\u00eda del ejecutivo, as\u00ed que los due\u00f1os de las empresas son asistentes ineludibles, quienes curiosamente son los primeros en desvalorarlas si no encuentran los resultados que buscan, sumado al hecho de considerar que sus \u201ccomidas de negocios\u201d son m\u00e1s productivas cuando se trata de hacer relaciones p\u00fablicas, convencer o ganarse la confianza de los clientes y\/o potenciales asociados.<\/span><\/span><\/span><\/span>
\nUna opci\u00f3n tecnol\u00f3gica<\/b><\/span><\/span><\/span><\/span>
\nYa que tocamos el asunto del desorden, quiz\u00e1s uno de los principales problemas a los que se enfrentan los organizadores de juntas sea la disponibilidad, la sincronizaci\u00f3n de agendas y el desplazamiento de los convocados al sitio de la reuni\u00f3n; por ello es que en los \u00faltimos a\u00f1os el trabajo remoto, el <\/span><\/span>home-office<\/i><\/span><\/span> o la colaboraci\u00f3n a distancia se han convertido en una pr\u00e1ctica empresarial muy recurrida. Al respecto, la firma Regus, especializada en centros de negocios, calcula que cuatro de cada cinco empresas mexicanas ofrecen hoy la opci\u00f3n del trabajo remoto como parte de sus pol\u00edticas, y no s\u00f3lo se refiere a los grandes corporativos sino a que un 90% de los peque\u00f1os y medianos negocios (PyME) ya han adoptado esta pr\u00e1ctica. <\/span><\/span><\/span><\/span>
\nConsiderando lo anterior, resulta inaceptable imaginar que los directores, gerentes y empleados ejecutivos no aprovechen las tecnolog\u00edas de comunicaci\u00f3n a distancia para tambi\u00e9n realizar sus juntas de trabajo, aunque un reciente escrutinio revel\u00f3 que en nuestro pa\u00eds las juntas virtuales, las teleconferencias o las conferencias web representan hoy en d\u00eda casi un tercio de todas las reuniones, reconociendo, sin embargo, que se sigue cayendo en la improvisaci\u00f3n, pues casi 35% de las mismas no fue programado ni de car\u00e1cter formal.<\/span><\/span><\/span>
\nDentro de este entorno, el uso de la tecnolog\u00eda para la comunicaci\u00f3n remota (lo que incluye software de colaboraci\u00f3n o aplicaciones para enlazar dispositivos fijos o m\u00f3viles como los tel\u00e9fonos inteligentes y las tabletas) se presenta como una buena alternativa para abatir la \u201cjuntitis” o reemplazar las pr\u00e1cticas tradicionales de reuni\u00f3n, procurando que estas herramientas sean cada vez m\u00e1s f\u00e1ciles de usar y que proporcionen una experiencia constante en cualquier ubicaci\u00f3n o plataforma, ya sea en una sala de juntas o considerando la red, el protocolo, la aplicaci\u00f3n o el dispositivo elegidos.<\/span><\/span><\/span><\/span>
\nCon acceso remoto desde todas las plataformas y dispositivos, adem\u00e1s de disponibilidad en m\u00e1s de 30 idiomas, herramientas como ISL Groop, de ISL Online, son un claro ejemplo de c\u00f3mo la tecnolog\u00eda permite realizar reuniones y webinars a distancia, inclusive mediante la utilizaci\u00f3n de dispositivos m\u00f3viles, facilitando igualmente la retroalimentaci\u00f3n en tiempo real v\u00eda chat.; posibilita compartir escritorios y contenidos, hacer presentaciones en PowerPoint, as\u00ed como utilizar las bondades del audio y el video para abordar proyectos de trabajo con alcance internacional u organizar reuniones con un mayor n\u00famero de asistentes.<\/i><\/span><\/span>
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\nCinco <\/b><\/span><\/span>tips<\/b><\/i><\/span><\/span> para lograr juntas productivas<\/b><\/span><\/span><\/span><\/span>
\nAntes de entrar a la parte de las recomendaciones, oportuno es concluir con una contundente frase que Laura Garc\u00eda, consultora de recursos humanos en Manpower, expres\u00f3 en una reciente entrevista: \u201cLa <\/span><\/span><\/span>juntitis<\/i><\/span><\/span><\/span> es producto de la incapacidad de tener reuniones efectivas dentro de las empresas\u201d. Es por todo esto que debemos aprovechar al m\u00e1ximo el tiempo que les dedicamos a las juntas tanto presenciales como en remoto, para lo cual sugerimos plantearse tres preguntas de caj\u00f3n: qu\u00e9 hacer, qui\u00e9n hace y cu\u00e1ndo habr\u00e1 resultados, adem\u00e1s de tomar en cuenta los siguientes cinco <\/span><\/span><\/span>tips<\/i><\/span><\/span><\/span>:<\/span><\/span><\/span>
\n1<\/b><\/span><\/span> Las reuniones laborales s\u00f3lo tienen sentido si existe una raz\u00f3n que las justifique, y quien convoque deber\u00e1 planificar una\u00a0<\/span><\/span>agenda de trabajo<\/span><\/span>\u00a0y enviarla con anticipaci\u00f3n a los asistentes para que \u00e9stos no lleguen ni salgan con las manos vac\u00edas.<\/span><\/span><\/span><\/span>
\n2<\/b><\/span><\/span> <\/b>Terminar la reuni\u00f3n cuando se haya alcanzado los objetivos y, de ser necesario,\u00a0<\/span><\/span>programar otra<\/span><\/span> junta pero\u00a0asegur\u00e1ndose de respetar el horario y la agenda.<\/span><\/span><\/span><\/span>
\n3<\/b><\/span><\/span><\/span> <\/b>Evitar las presentaciones tipo \u201cmon\u00f3logo\u201d;<\/span><\/span><\/span> mostrar apertura y no estar siempre a la defensiva. En la medida de lo posible, debemos volver opcionales algunas juntas y hacer que cada participante tenga un rol activo. Al respecto, Richard Axelrod, fundador de The Axelrod Group, se\u00f1al\u00f3 que \u201ces importante involucrar a los participantes en el dise\u00f1o de la reuni\u00f3n, pues si ellos crean la junta sentir\u00e1n que son responsables de la misma y, por tanto, les importar\u00e1 su \u00e9xito\u201d.<\/span><\/span><\/span>
\n4<\/b><\/span><\/span> Durante una reuni\u00f3n virtual o incluso en una <\/span><\/span>conference call<\/i><\/span><\/span> debe invitarse a oyentes y\/o tomadores de notas para descubrir c\u00f3mo se est\u00e1 recibiendo el mensaje, adem\u00e1s de capturar los puntos clave o comentarios con mayor detalle de lo que puede lograr quien est\u00e1 dirigiendo la reuni\u00f3n, seg\u00fan sugiere Carlos Ruiz, profesor del IPADE. <\/span><\/span><\/span><\/span>
\n5<\/b><\/span><\/span> Aparte de la puntualidad, debe promoverse el respeto: evitar discusiones, recibir y\/o hacer llamadas en el tel\u00e9fono celular, consultar correos, salir constantemente o mantener conversaciones al margen de la reuni\u00f3n, por ejemplo. <\/span><\/span><\/span><\/span>
\nEs dif\u00edcil controlar todos y cada uno de estos aspectos, en especial cuando se trata de reuniones virtuales en las que las distracciones est\u00e1n a la orden del d\u00eda, pero estamos seguros de que mientras los directivos y participantes den seguimiento <\/span><\/span>a los compromisos establecidos o mientras tomen decisiones consensuadas y definan las acciones a ejecutarse la percepci\u00f3n de que las juntas son una p\u00e9rdida de tiempo cambiar\u00e1 hasta que sean entendidas como verdaderas estrategias empresariales de valor.<\/span><\/span><\/span><\/span>
\nPor \u00faltimo, si enmarc\u00e1ramos las reuniones de trabajo dentro de una f\u00f3rmula de Retorno de Inversi\u00f3n, quiz\u00e1 las dos principales variables a considerar ser\u00edan el tiempo y los resultados, pero los expertos sugieren que -dependiendo de los objetivos y del medio- las juntas no deben rebasar los 45 minutos, mientras que los encuentros virtuales no mayores a 15 minutos est\u00e1n presentando excelentes resultados a nivel global. <\/span><\/span><\/span><\/span><\/p>\n

* El autor es Director General de HD M\u00e9xico y HD Latinoam\u00e9rica. <\/i><\/span><\/p>\n

(fescobar@hdmexico.com.mx<\/a>)<\/i><\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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