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Backup y recovery, al alcance de la PyME

Contar con un plan de recuperación ante desastres (DRP) se constituye en una solución para la evaluar riesgos y costos, además de garantizar la continuidad de los datos y la subsistencia de los negocios.

Staff HD

Recientes estudios publicados por reconocidas consultoras y distintos proveedores tecnológicos señalan que un solo incidente de pérdida de datos podría costar a las empresas alrededor de 10 mil dólares en promedio; asimismo, afirman que las grandes organizaciones destinan entre 20% y 30% de sus presupuestos anuales de TI en procesos y soluciones para el almacenamiento de su información.

Por su parte, IDC indica que la virtualización continúa masificándose, siendo las grandes organizaciones las que ya están viviendo una segunda etapa de madurez en ese sentido (32% de servidores virtualizados); las medianas se encuentran en una fase acelerada de adopción de estos entornos, mientras que los negocios pequeños participan con apenas el 5% de la infraestructura virtualizada.

Todas estas cifras varían según el país de que se trate, el tamaño de las empresas, los indicadores micro y macroeconómicos, el tipo de industria y muchos factores más, aunque determinar cuáles son mayormente certeras es lo de menos; lo que en verdad importa es reconocer que la virtualización conlleva grandes beneficios que, de forma paralela, están asociados a grandes riesgos, en especial si las empresas no cuentan con un efectivo plan de recuperación de datos y sistemas ante cualquier posible contingencia.

asunf¿Pero cómo pueden las organizaciones evitar o minimizar las secuelas negativas por la pérdida de su información?, y no sólo nos referimos a cuestiones como el debilitamiento de una marca, la reputación de la compañía, la desconfianza de los clientes y/o accionistas, la falta de productividad o todas aquellas acciones que incluso rayan en el ámbito legal, sino al riesgo latente que las empresas –sobre todo las PyMEs- tienen de desaparecer. Valga mencionar que en 2013 la consultora Gartner concluyó que el 80% de los negocios que perdieron su información por un periodo mayor a 24 horas dejó de operar al cabo de un año.

Un Plan de Recuperación ante Desastres (DRP) es un proceso de rescate que cubre los datos, el hardware y el software críticos para que una empresa pueda operar de nuevo en caso de una catástrofe natural (terremotos, incendios, inundaciones, huracanes) o causada por humanos (la inexperiencia de un usuario que desconecta una base de datos, huelgas de empleados, disturbios sociales, ataques terroristas, sabotajes o interrupciones deliberadas, etcétera), aunque también deben considerarse aspectos técnicos o de infraestructura, como la falta del servicio de Internet o del suministro eléctrico, las fallas de software o de los equipos informáticos, pasando por las calamidades ocasionadas por virus y ciberataques.

Cuando piensan en un plan de backup, varias empresas simplemente hacen copias de seguridad de los archivos que van creando, pero a menudo se olvidan de respaldar las aplicaciones y sistemas operativos, los que también pueden rescatarse completamente y sin problemas si se tiene las herramientas necesarias para ello.

Una opción a la medida

Si para las compañías grandes resulta difícil justificar el gasto destinado al aseguramiento de la continuidad del negocio, lo es todavía más para las pequeñas y medianas, sobre todo porque no es tan sencillo cuantificar un retorno inmediato de esta inversión, aparte de que la responsabilidad y el compromiso con los clientes son prácticamente los mismos o mayores que los de los grandes corporativos, lo cual les oscurece el panorama.
uasfPara todo tipo y tamaño de empresas, UltraBac Disaster Recovery (UBDR) se presenta como una excelente alternativa en materia de recuperación física o virtual de datos y sistemas ante cualquier tipo de desastre; se trata de un software escalable que se diseñó hace más de 30 años para la protección de servidores basados en Microsoft Windows, sin importar cuán simple o complejo sea el entorno de los mismos.
Esta herramienta garantiza la continuidad de los negocios debido a que salvaguarda la información en imágenes o archivos, permitiendo su restauración total a cualquier nivel y en cuestión de sólo unos cuantos segundos; asimismo, tiene el poder y la flexibilidad para asegurar la recuperación integral de los datos y los sistemas informáticos de ambientes virtuales “en vivo” y a través de múltiples plataformas, como Windows, VMware, ESX, Citrix Xen, Hyper-V y aplicaciones de Microsoft.
Con respecto al rendimiento, UBDR cuenta con un código que evita los excesos de otros productos similares; de hecho, una descarga completa de esta solución necesita alrededor de 12MB en lugar de los más de 600MB requeridos para los ofrecimientos de otras compañías.
UltraBac elimina el tiempo inactivo de las empresas mediante el montaje de una máquina virtual de copias de seguridad en menos de cinco minutos; posibilita programar respaldos automáticos seleccionando el día y la hora que más convengan y sin tener a una persona que los atienda de tiempo completo.
Igualmente, el producto permite especificar el tipo de archivos, particiones y/o discos para su respaldo tanto en SAN, NAS, UNC Path, Disk Partition, Tivoli Tape Storage, FTP, USB, CD, DVD, cinta local o remota, librería local o remota, entre otras opciones; respalda servidores, workstations y laptops, así como archivos abiertos, compartidos o en uso de aplicaciones como Exchange, Lotus Notes, SQL, Oracle, SharePoint, Unix, HP-UX, AIX. Solaris, Linux, etcétera.
La versión UltraBac Pro fue diseñada para recuperar y restaurar copias de seguridad de imagen de una partición o todo un disco a partir de un dispositivo de cinta conectado a nivel local o una ruta de disco remoto, mientras que la edición empresarial básica de este software se denomina UltraBac Gold, la cual cuenta con capacidades similares pero con la alternativa de restaurar desde sitios FTP, dispositivos de respaldo Tivoli o de cinta remota, además de que puede utilizarse para respaldar tanto por imagen como mediante copias de seguridad archivo por archivo, inclusive restaurando desde un entorno físico hacia uno virtual o viceversa.
UltraBac puede conectarse remotamente a otros servidores y/o consolas utilizando la característica “Connect To”, con la cual es posible controlar el respaldo de los servidores y clientes de la red desde una sola estación. El producto se instala rápidamente y su interfaz es de fácil utilización. Por su parte, el sistema de encriptación AES (Advanced Encryption Standard) posibilita establecer el nivel adecuado de protección de cifrado (de 128, 192 y 256 bits con descifrado en bloques de 128 bits), característica que proporciona a los usuarios seguridad en los datos sin costo adicional.
>>www.hdmexico.com.mx
>>www.hdlatinoamerica.com

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La tecnología no evita la ‘juntitis’, pero…

HABLEMOS DE NEGOCIOS

Los principales problemas a los que se enfrentan los organizadores de juntas son: la disponibilidad, la sincronización de agendas y el desplazamiento de los convocados al sitio de la reunión; por ello es que en los últimos años el trabajo remoto, el home-office o la colaboración a distancia se han convertido en una práctica empresarial muy recurrida.


 

Por: Fausto EscobarFausto Escobar

En la mayoría de las empresas mexicanas se sufre de juntitis. Tal vez bastaría con decir que son muy comunes las juntas de trabajo en este país, pero la terminación “titis” nos remite a una enfermedad, un síndrome o un vicio, y es que se ha podido demostrar que al menos un tercio de estas reuniones afecta directamente a la productividad de las empresas, según un reciente estudio que realizó la firma Robert Half International.

Dicho escrutinio reveló que los empleados pasan entre cuatro y seis horas semanales en juntas, y que hay semanas en que éstas abarcan hasta el 50% del tiempo laboral, de las cuales un 28% no tiene razón de ser. Por su parte, la Asociación Mexicana de Trabajo en Equipo (www.amte.org.mx) demostró que entre 25% y 50% de dichas convocatorias son improductivas, además de que los gerentes y directivos de las organizaciones emplean un promedio de 21 semanas en reuniones de trabajo, cifra que representa la mitad de las que realizan durante todo el año.
Números más o números menos, el caso es que la percepción de que muchas de las juntas de trabajo no se justifican o son ineficientes obedece a la reincidencia de errores comunes; por ejemplo, cuando asisten directivos o comités con diversos intereses y egos muy fuertes; cuando falta claridad en los temas a tratar; cuando se tocan puntos no previstos en las agendas originales o la toma de decisiones se realiza sin métodos, plazos ni mecanismos para medir resultados, todo lo cual es avalado por Ernesto Weissmann, director de Tandem Soluciones de Decisión, una firma de consultoría dedicada al asesoramiento estratégico y el desarrollo organizacional.
Citar a quienes no están directamente involucrados con los asuntos a tratar o convocarlos al término de su horario habitual de trabajo son otros dos de los factores que hacen de las juntas una actividad desordenada, aparte de que la premura o el carácter de “urgente” es -para muchos- sinónimo de peleas o regaños, por lo que su asistencia a las mismas les resulta un verdadero vía crucis.
Se presume que el número de reuniones de trabajo a la semana se incrementa según la jerarquía del ejecutivo, así que los dueños de las empresas son asistentes ineludibles, quienes curiosamente son los primeros en desvalorarlas si no encuentran los resultados que buscan, sumado al hecho de considerar que sus “comidas de negocios” son más productivas cuando se trata de hacer relaciones públicas, convencer o ganarse la confianza de los clientes y/o potenciales asociados.
Una opción tecnológica
Ya que tocamos el asunto del desorden, quizás uno de los principales problemas a los que se enfrentan los organizadores de juntas sea la disponibilidad, la sincronización de agendas y el desplazamiento de los convocados al sitio de la reunión; por ello es que en los últimos años el trabajo remoto, el home-office o la colaboración a distancia se han convertido en una práctica empresarial muy recurrida. Al respecto, la firma Regus, especializada en centros de negocios, calcula que cuatro de cada cinco empresas mexicanas ofrecen hoy la opción del trabajo remoto como parte de sus políticas, y no sólo se refiere a los grandes corporativos sino a que un 90% de los pequeños y medianos negocios (PyME) ya han adoptado esta práctica.
Considerando lo anterior, resulta inaceptable imaginar que los directores, gerentes y empleados ejecutivos no aprovechen las tecnologías de comunicación a distancia para también realizar sus juntas de trabajo, aunque un reciente escrutinio reveló que en nuestro país las juntas virtuales, las teleconferencias o las conferencias web representan hoy en día casi un tercio de todas las reuniones, reconociendo, sin embargo, que se sigue cayendo en la improvisación, pues casi 35% de las mismas no fue programado ni de carácter formal.
Dentro de este entorno, el uso de la tecnología para la comunicación remota (lo que incluye software de colaboración o aplicaciones para enlazar dispositivos fijos o móviles como los teléfonos inteligentes y las tabletas) se presenta como una buena alternativa para abatir la “juntitis” o reemplazar las prácticas tradicionales de reunión, procurando que estas herramientas sean cada vez más fáciles de usar y que proporcionen una experiencia constante en cualquier ubicación o plataforma, ya sea en una sala de juntas o considerando la red, el protocolo, la aplicación o el dispositivo elegidos.
Con acceso remoto desde todas las plataformas y dispositivos, además de disponibilidad en más de 30 idiomas, herramientas como ISL Groop, de ISL Online, son un claro ejemplo de cómo la tecnología permite realizar reuniones y webinars a distancia, inclusive mediante la utilización de dispositivos móviles, facilitando igualmente la retroalimentación en tiempo real vía chat.; posibilita compartir escritorios y contenidos, hacer presentaciones en PowerPoint, así como utilizar las bondades del audio y el video para abordar proyectos de trabajo con alcance internacional u organizar reuniones con un mayor número de asistentes.

Cinco tips para lograr juntas productivas
Antes de entrar a la parte de las recomendaciones, oportuno es concluir con una contundente frase que Laura García, consultora de recursos humanos en Manpower, expresó en una reciente entrevista: “La juntitis es producto de la incapacidad de tener reuniones efectivas dentro de las empresas”. Es por todo esto que debemos aprovechar al máximo el tiempo que les dedicamos a las juntas tanto presenciales como en remoto, para lo cual sugerimos plantearse tres preguntas de cajón: qué hacer, quién hace y cuándo habrá resultados, además de tomar en cuenta los siguientes cinco tips:
1 Las reuniones laborales sólo tienen sentido si existe una razón que las justifique, y quien convoque deberá planificar una agenda de trabajo y enviarla con anticipación a los asistentes para que éstos no lleguen ni salgan con las manos vacías.
2 Terminar la reunión cuando se haya alcanzado los objetivos y, de ser necesario, programar otra junta pero asegurándose de respetar el horario y la agenda.
3 Evitar las presentaciones tipo “monólogo”; mostrar apertura y no estar siempre a la defensiva. En la medida de lo posible, debemos volver opcionales algunas juntas y hacer que cada participante tenga un rol activo. Al respecto, Richard Axelrod, fundador de The Axelrod Group, señaló que “es importante involucrar a los participantes en el diseño de la reunión, pues si ellos crean la junta sentirán que son responsables de la misma y, por tanto, les importará su éxito”.
4 Durante una reunión virtual o incluso en una conference call debe invitarse a oyentes y/o tomadores de notas para descubrir cómo se está recibiendo el mensaje, además de capturar los puntos clave o comentarios con mayor detalle de lo que puede lograr quien está dirigiendo la reunión, según sugiere Carlos Ruiz, profesor del IPADE.
5 Aparte de la puntualidad, debe promoverse el respeto: evitar discusiones, recibir y/o hacer llamadas en el teléfono celular, consultar correos, salir constantemente o mantener conversaciones al margen de la reunión, por ejemplo.
Es difícil controlar todos y cada uno de estos aspectos, en especial cuando se trata de reuniones virtuales en las que las distracciones están a la orden del día, pero estamos seguros de que mientras los directivos y participantes den seguimiento a los compromisos establecidos o mientras tomen decisiones consensuadas y definan las acciones a ejecutarse la percepción de que las juntas son una pérdida de tiempo cambiará hasta que sean entendidas como verdaderas estrategias empresariales de valor.
Por último, si enmarcáramos las reuniones de trabajo dentro de una fórmula de Retorno de Inversión, quizá las dos principales variables a considerar serían el tiempo y los resultados, pero los expertos sugieren que -dependiendo de los objetivos y del medio- las juntas no deben rebasar los 45 minutos, mientras que los encuentros virtuales no mayores a 15 minutos están presentando excelentes resultados a nivel global.

* El autor es Director General de HD México y HD Latinoamérica.

(fescobar@hdmexico.com.mx)

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La importancia de una consultoría

Dicen que Roma no se hizo en un día, y por supuesto que no fue construida por una sola persona, se requirió del esfuerzo y la tenacidad de todo un pueblo para lograrlo, así como de la asesoría de los expertos que eran poseedores del conocimiento y sabían cómo hacer las cosas.

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Se dice también que nadie nace sabiendo todo, y que a lo largo de la vida, se aprende lo suficiente para subsistir, pero para ello, siempre será necesario contar con el apoyo de alguien, que nos oriente y enseñe el camino a seguir.
“El consultor debe ser visto como un asesor de negocios, es el facilitador de conocimientos, experiencias y estrategias que, adecuadas a la PyME, la pueden llevar a un sano crecimiento y desarrollo”
El empresario PyME tiene una gran ventaja, nunca está solo y siempre tendrá la oportunidad de consultar a los expertos, a esa persona que le ayude a organizar adecuadamente el negocio, que le diga cómo llevar su contabilidad y el correcto pago de sus contribuciones, aquel que le enseñe las mejores formas de promocionar y vender sus productos, al financiero que le mostrará como maximizar sus recursos, y al abogado que lo asesore con sus asuntos legales, en fin, es un abanico muy grande de conocimientos ya probados, que siempre estarán disponibles.
consultoria
Una PyME no se construye sola, es el esfuerzo conjunto de muchas personas que trabajan día a día en la operación y en la administración, es el resultado de una serie de estrategias y decisiones que bien podrían estar respaldadas por el consejo, el análisis y el diagnóstico oportuno de personas experimentadas, que poseen las habilidades y herramientas necesarias para ayudar al empresario a lograr los objetivos y metas establecidas.
El consultor debe ser visto como un asesor de negocios, es el facilitador de conocimientos, experiencias y estrategias que, adecuadas a la PyME, la pueden llevar a un sano crecimiento y desarrollo, a posicionarla y consolidarla en el mercado, lograr su permanencia, y que al hacerlo cumpla con su fin social, y pueda contribuir a la estabilidad de la economía.
Es lógico que el conocimiento del consultor cuesta, y para muchos es considerado caro, al grado de llegar a pensar que es un “gasto” innecesario que bien se puede evitar, sin embargo se debe considerar y analizar ampliamente, el costo – beneficio que se puede lograr con el apoyo de una consultoría, y ésta se debe entender como una “inversión” al negocio, que se debe recuperar y que debe generar ganancias.
Aunque existen muchas consultorías, de todos tamaños y costos, existen también Universidades, Instituciones y Entidades Gubernamentales, que apoyan con incubadoras de negocios, cursos, foros, y asesorías, que por lo general son gratuitos, y a los que se puede acudir con la confianza de que hay expertos, que siempre estarán en posibilidades de ayudar al empresario que quiera lograr amplios beneficios con el uso de la consultoría.
Mtro. Angel Méndez Mercado
Profesor de la Facultad de Negocios, Universidad La Salle

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Láser frente a tinta, la importancia de saber elegir

En la vida es importante saber elegir, y para ello nada mejor que estar bien informado antes de tomar una decisión y conocer, obviamente, las posibles alternativas de que disponemos.
La elección de una impresora es un claro exponente de lo dicho, ya que no son pocos los casos de elecciones precipitadas y/o malinformadas que acaban produciendo resultados negativos.
Sí, una mala elección puede tener consecuencias muy perjudiciales que pueden afectar incluso al ritmo productivo y de trabajo de nuestra pyme u oficina, pero también a los costes que deberemos soportar periódicamente.
En este sentido el clásico de “elige una impresora láser” ha jugado más de una mala pasada, ya que muchos dan por hecho que es la mejor opción en casi cualquier caso y lo cierto es que no es así.
No, no es una opción comodín y los motivos son claros, ya que la compra de una impresora láser implica unos costes secundarios u “ocultos” que muchos ignoran, pero que están ahí y afectan al comprador, y depende además de nuestro volumen de impresión.
Con esto en mente la gama OfficeJet Pro de HP se muestra como una alternativa superior al láser, ya que no sólo nos permite ahorrar desde la primera página impresa, sino que además ofrecen un alto nivel de rendimiento y una calidad profesional.
saber-elegir
 

Fuente:http://impresionpyme.com
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